電子契約と紙契約はどっちがいい？メリット・デメリットと選び方を解説

契約書を作成するとき、「電子契約と紙の契約書では、どちらを選べばいいのか」と迷うことがあります。

電子契約であれば、オンライン上で契約を完了でき、印刷や郵送の手間を省けます。一方、紙の契約書には、相手にとって分かりやすく、従来どおりの方法で契約できるという安心感があります。

では、電子契約の方が優れているのでしょうか。

結論からいえば、電子契約と紙契約のどちらが優れているかではなく、取引の内容や相手方の状況に応じて選ぶことが重要です。

この記事では、電子契約と紙契約の違い、それぞれのメリット・デメリット、どのような場合に向いているのかについて解説します。

電子契約と紙契約の違い

電子契約とは、契約書を紙に印刷せず、電子データの形で契約を締結する方法です。

電子契約サービスなどを利用し、契約書のデータを相手方に送信します。相手方が内容を確認して電子署名などを行うことで、オンライン上で契約を完了させます。

一方、紙契約では、契約書を印刷し、当事者が署名や記名押印を行います。

必要に応じて印紙を貼り、契約書をそれぞれ保管します。

大きな違いは、次のとおりです。

	電子契約	紙契約
契約方法	オンライン上で締結	書面に署名・押印
印刷・郵送	原則不要	必要
印紙	原則として不要	契約内容により必要
保管	電子データ	紙の原本
契約スピード	早い	郵送などで時間がかかることがある
相手方への対応	電子契約への対応が必要	多くの相手が対応しやすい

ただし、電子契約を利用できるかどうかは、契約の種類や当事者の状況によっても異なります。

電子契約のメリット

契約をスピーディーに締結できる

電子契約の大きなメリットは、契約書の印刷や郵送が不要になることです。

紙の契約書の場合、契約書を作成してから、

1. 契約書を印刷する
2. 署名・押印する
3. 相手方へ郵送する
4. 相手方が署名・押印する
5. 返送する
6. 契約書を保管する

という流れになることがあります。

電子契約であれば、オンライン上で契約書を送信し、相手方が内容を確認して手続きを行うことができます。

遠方の相手方や、オンラインで取引を行っている相手方との契約では、特に便利です。

印刷や郵送の手間を減らせる

契約書を締結するたびに印刷や郵送を行う必要がなくなるため、契約業務の負担を軽減できます。

特に、継続的に多数の契約書を締結する会社にとっては、契約書の作成・送付・返送・保管にかかる作業を効率化しやすくなります。

印紙税がかからない場合がある

紙の契約書の中には、契約内容によって印紙税が課税されるものがあります。

一方、一般的に、電子データとして作成・締結された契約書は、紙の文書とは異なるため、印紙税の対象とならない場合があります。

ただし、契約書の内容や取引の実態によって判断が必要になるため、「電子契約なら必ず印紙税がかからない」と単純に考えるべきではありません。

契約書を検索しやすい

電子契約では、契約書をデータとして管理できます。

契約相手や契約日、契約期間などを整理しておけば、必要な契約書を検索しやすくなります。

紙の契約書のように、ファイルを一つずつ探す必要がなくなる点は大きなメリットです。

電子契約のデメリット

相手方が電子契約に対応していないことがある

電子契約を利用するためには、相手方もその方法に対応する必要があります。

自社が電子契約を利用したいと思っていても、相手方が紙の契約書を希望している場合には、電子契約を利用できないことがあります。

特に、個人事業主や高齢者など、電子契約サービスの利用に慣れていない相手方との契約では、手続きの説明が必要になることもあります。

電子データの管理が必要になる

電子契約は紙の保管スペースを必要としない一方で、電子データを適切に管理しなければなりません。

契約書をどこに保存するのか、誰が閲覧できるのか、契約終了後にどのように管理するのかなど、社内のルールを決めておく必要があります。

電子契約サービスの利用料がかかる場合がある

電子契約サービスを利用する場合、サービスによっては利用料が発生します。

そのため、契約件数が少ない場合には、電子契約を導入する費用と紙契約にかかるコストを比較する必要があります。

紙契約のメリット

相手方にとって分かりやすい

紙の契約書は、現在でも多くの人にとって馴染みのある契約方法です。

契約書に署名・押印するという手続きが分かりやすく、電子契約の操作に不慣れな相手方でも対応しやすいというメリットがあります。

電子契約の仕組みを導入する必要がない

紙契約では、電子契約サービスを導入する必要がありません。

契約書を作成し、印刷して署名・押印するという従来の方法で契約できます。

相手方との契約件数が少ない場合には、紙契約の方が手軽なこともあります。

原本を手元に残せる

紙の契約書では、署名・押印された原本を保管できます。

契約書を物理的に確認できるため、紙の書類を重視する相手方にとっては安心感があります。

紙契約のデメリット

印刷や郵送の手間がかかる

紙契約では、契約書の印刷や郵送が必要になることがあります。

遠方の相手方と契約する場合には、契約締結までに時間がかかる可能性もあります。

保管スペースが必要になる

契約書が増えると、保管場所が必要になります。

契約書を探すためにファイルを確認したり、契約期間や更新時期を管理したりする作業も必要になります。

契約内容によっては印紙税がかかる

契約内容によっては、紙の契約書に印紙税が課税されることがあります。

電子契約と紙契約の違いを考えるときには、契約締結の手間だけでなく、契約に関連する費用も確認する必要があります。

電子契約と紙契約はどちらを選ぶべき？

電子契約と紙契約は、次のように考えると選びやすくなります。

電子契約が向いているケース

電子契約は、次のようなケースに向いています。

• オンラインで取引を行っている
• 相手方が遠方にいる
• 契約をスピーディーに締結したい
• 契約書の数が多い
• 契約書を電子データで一元管理したい
• 印刷・郵送の手間を減らしたい

特に、オンラインで業務を受注するフリーランスや、全国の取引先と契約する会社では、電子契約が適している場合があります。

紙契約が向いているケース

一方、紙契約は次のようなケースに向いています。

• 相手方が電子契約を希望していない
• 電子契約の利用に慣れていない相手方である
• 契約件数が少ない
• 署名・押印による契約を重視している
• 紙の原本を保管したい

契約方法は、自社の都合だけで決められるものではありません。

相手方がどのような方法を希望しているのかも重要です。

電子契約でも紙契約でも、契約書の内容が重要

電子契約と紙契約を比較すると、契約方法の違いに注目しがちです。

しかし、契約書で最も重要なのは、電子か紙かではなく、契約内容が実際の取引に適しているかどうかです。

例えば、業務委託契約書であれば、

• どの業務を委託するのか
• 報酬はいくらなのか
• 支払時期はいつなのか
• 成果物の権利は誰に帰属するのか
• 秘密情報をどのように扱うのか
• 契約を終了するときの条件は何か
• 損害が発生した場合にどこまで責任を負うのか

といった点を整理する必要があります。

これらの内容が不十分なまま電子契約を利用しても、契約書の問題が解決するわけではありません。

電子契約は、契約書を締結する方法です。契約内容そのものを適切にするものではありません。

電子契約にする前に確認したいこと

電子契約を利用する場合は、次の点を確認しておきましょう。

どの電子契約サービスを利用するのか

電子契約にはさまざまなサービスがあります。

利用するサービスによって、契約の進め方や本人確認の方法、電子署名の仕組みなどが異なる場合があります。

自社の契約件数や取引相手、管理方法に合ったサービスを選ぶ必要があります。

誰が契約を締結するのか

会社の場合、誰が契約を締結する権限を持っているのかを確認する必要があります。

担当者が電子契約の操作を行ったとしても、その担当者に契約を締結する権限があるとは限りません。

電子契約では、操作の簡単さから、契約締結の権限について意識が薄くなることがあります。

しかし、電子契約であっても、契約を締結する権限の問題は重要です。

契約書の保管方法を決めているか

電子契約を導入する場合は、契約書をどのように保管するのかを決めておく必要があります。

契約書を締結することだけでなく、契約後に必要なときに確認できる状態にしておくことも重要です。

電子契約と紙契約は使い分けることもできる

電子契約と紙契約は、どちらか一方に統一しなければならないわけではありません。

取引相手や契約内容に応じて、電子契約と紙契約を使い分けることもできます。

例えば、

• オンラインで完結する取引は電子契約
• 重要な取引は紙契約
• 電子契約に対応していない相手方とは紙契約
• 継続的な取引は電子契約
• 一度限りの契約は紙契約

というように、契約ごとに方法を選択することも可能です。

大切なのは、「電子契約の方が新しいからすべて電子化する」「紙契約の方が安心だからすべて紙にする」と考えるのではなく、その取引にとって適切な方法を選ぶことです。

まとめ｜電子契約と紙契約は「どちらがいいか」より取引に合う方法を選ぶ

電子契約と紙契約には、それぞれメリットとデメリットがあります。

電子契約は、契約をスピーディーに締結でき、印刷や郵送の手間を減らせる点がメリットです。

一方、紙契約は、相手方が対応しやすく、従来の方法で契約できるという安心感があります。

どちらを選ぶべきかは、次のような事情を踏まえて判断する必要があります。

• 契約相手が電子契約に対応できるか
• 契約を急いでいるか
• 契約書の数が多いか
• 契約書をどのように保管するか
• 契約内容に応じた管理ができるか

そして、最も重要なのは、電子契約か紙契約かではなく、契約書の内容が実際の取引に合っているかどうかです。

電子契約を利用する場合でも、紙で契約する場合でも、契約書に記載する条件が不明確であれば、後のトラブルにつながる可能性があります。

南本町行政書士事務所では、契約書の作成だけでなく、実際の取引内容を踏まえた契約条件の整理や、既存の契約書の内容確認・修正サポートにも対応しています。

電子契約を導入したいものの、どのような契約書を用意すればよいか分からない場合や、AIやテンプレートで作成した契約書を電子契約で締結してよいか不安な場合も、契約内容から確認することが重要です。

電子契約と紙契約のどちらを選ぶか迷っている場合は、まずは契約の内容と取引の実態を整理してみましょう。

大野