今年こそトラブルを防ぐ！契約・請求書管理の簡単ルール

新しい年を迎え、「今年こそ契約や請求書の管理をしっかりやりたい」と考える方は多いのではないでしょうか。
契約書や請求書の管理が曖昧だと、支払いトラブル・契約違反・未回収リスクなど、思わぬ問題につながることがあります。
この記事では、フリーランスや個人事業主、企業の担当者が今日から実践できる簡単ルールをご紹介します。

契約書管理の基本ルール

① 契約書の原本と電子化を両立する

原本は金庫や専用ファイルに保管
電子化（スキャン）してクラウドに保存
ファイル名は「契約日_相手先_契約内容」で統一

② 契約期限・更新日を把握する

契約書に記載されている期限・更新日を一覧表にまとめる
カレンダーやタスク管理アプリでリマインド設定

③ 契約内容を簡単に要約してメモ

「支払条件」「納期」「契約解除条件」などを箇条書きで記録
実務担当者がすぐに確認できるようにしておく

④ 不安がある契約は専門家に相談

契約条件に疑問がある場合は行政書士や弁護士に相談
早めに確認すれば、トラブルを未然に防げる

請求書管理の簡単ルール

① 発行・受領をデジタルで統一

PDFやクラウドサービスで請求書を管理
メールでの送受信も保存しておく

② 支払い期限をカレンダーに登録

「支払日」「入金予定日」「請求日」を一覧化
期限前に通知が届くように設定

③ 請求書の番号・管理表を作る

請求書番号を連番で管理
「発行日」「金額」「支払状況」を表にまとめる

④ 領収書や経費も一緒に整理

経費精算や確定申告で必要になる書類をまとめる
月ごとにフォルダ分けすると整理しやすい

年始にやると効果的なチェックポイント

未処理の契約書・請求書が残っていないか確認
更新・期限切れの契約書を整理
支払・入金の未処理がないかチェック
デジタル化されていない書類をスキャンしてクラウドに保存
契約書・請求書の管理ルールを社内で共有

✅ これらを年始に整理しておくだけで、1年間のトラブル予防になります。

管理のポイントまとめ

原本と電子化の両立で安全性アップ
期限・更新日のリマインダーで未処理防止
簡単な要約メモで誰でも確認可能
請求書番号・支払状況表でお金の管理も一目瞭然
専門家相談の活用でリスク回避

まとめ

契約書や請求書の管理は、少しの工夫でトラブルを大幅に減らすことができます。
年始のタイミングでチェックリストを作り、今日から実践できる簡単ルールを取り入れましょう。

フリーランスや中小企業でも、ルールを決めておくだけで、支払いトラブルや契約違反の不安から解放されます。
困ったときは、契約内容の確認や管理の方法について行政書士に相談するのも有効です。

大野